Das neue Dateiformat von Office 2007

Die neuen Dateiformate von Office beruhen auf der XML-Technik. Dies bringt kurzfristig nicht besonders grosse Vorteile, mittel- und langfristig werden wir aber alle von den neuen Möglichkeiten profitieren.

Auf den ersten Blick fallen einem allerdings eher die Nachteile auf:

• Damit Sie Dokumente, die im Format von Office 2007 gespeichert wurden, auf PCs mit der Installation von Office 2000, XP und 2003 lesen können, müssen Sie ein entsprechendes Plug-In installieren.
• Wer noch mit Office 97 arbeitet, hat keine Chance, ein Dokument aus Office 2007 zu öffnen.
• Mit Office 2007 können Sie Dateien auch im alten Format speichern. Damit gehen aber die schönen neuen Funktionen von Office 2007 verloren.
• Sofern Sie Office 2007 so einstellen, dass alles im alten Format gespeichert wird, sind gewisse Befehle einfach inaktiv. So weiss man, was nicht funktioniert, ich finde es aber äusserst schade, wenn man die bereits liebgewonnen Erweiterungen in Office 2007 nicht nutzen kann.

Ein entscheidender Vorteil von Microsofts neuem Dateiformat ist die Dateigrösse. Office 2007-Dateien sind komprimierte ZIP-Dateien. Meine Dokumente sind jeweils mindestens nur noch halb so gross, wenn ich sie ins neue Dateiformat umsetze.

Wer sich genau über das neue Dateiformat informieren will, der kann sich auf dieser Mircrosoft-Seite klug machen:

Link

Ihr
Beat Hinnen

Kennen Sie die Sendung «Genial daneben»?

Viele werden die Sendung kennen. Es gilt, die Bedeutung von Begriffen zu erraten und zu erklären. Das ist lustig.

Wissen Sie, was eine «Fahrkartenkontrolle» ist?

Selbstverständlich, werden Sie denken.

Wissen Sie, was eine «Absatzkontrolle» ist?

Nein? Soviel sei verraten: Es ist keine Kontrolle der Absätze von Frauenschuhen, bevor die Trägerinnen über das Parkett laufen.

Als IKA-Lehrer wissen Sie natürlich, was eine Absatzkontrolle ist. Viele Word-Anwender können mit dem Begriff allerdings nichts anfangen. Knapp daneben ist hier schon etwas weniger lustig.

Grosse Hindernisse beim Umgang mit Software bilden oft die kurzen Begriffe, die man kaum versteht. Besonders dumm, dass die Begriffe nicht einheitlich sind und dass selbst Microsoft in ihrer Software für gleiche Funktionen unterschiedliche Begriffe verwendet.

Absatzkontrolle ist bekanntlich ein Ausdruck aus der Paginierung und erscheint in Word 2003 in diesem Fenster:

Zwar ist hat sich dieser Begriff in Word 2007 nicht geändert. Aber zwei Einträge unter Paginierung wurden angepasst:

Das tönt doch schon wesentlich verständlicher, auch wenn gesagt werden muss, dass stetige Veränderungen oft auch verunsichern.

Man merkt die kleinen Verbesserungen erst auf den zweiten Blick und bei intensivem Arbeiten mit Office 2007. Nach der Schelte an Microsoft in einem kürzlichen Blogg-Artikel nun ein dickes Lob: Office 2007 finde ich von Stunde zu Stunde immer besser und für mich sieht Office 2003 schon sehr alt aus.

Ihr

Beat Hinnen

Aspekte des E-Learning

Das Kompetenzzentrum E-Learning in Hannover erstellt immer wieder sehr interessante Artikel aus dem Bereich E-Learning. Soeben ist die Broschüre III «Qualitätsaspekte des eLearning» erschienen. Das Lesen dieser Broschüre lohnt sich.

Wenn Sie sich registrieren, haben Sie Zugang auf alle Dokumente oder können an Diskussionen zu E-Learning teilnehmen. Die Registrierung ist kostenlos und sehr empfehlenswert.


Ihr
Beat Hinnen

Was bedeutet der Begriff IKA?

IKA ist der Begriff für eine Fächerkombination des Lehrplans für die Ausbildung zum Kaufmann und zur Kaufrau in der Schweiz. Fächer, welche früher Einzelfächer in der kaufmännischen Ausbildung waren, werden in IKA zusammengefasst.

I = Information
K = Kommunikation
A = Administration

Information, Kommunikation und Administration ist in etwa folgende Teilgebiete eingeteilt:

Informatik
Textverarbeitung
Tabellenkalkulation
Präsentation
Wirtschaftssprache
Bürokommunikation

Selbst Lehrkräfte, welche das Fach unterrichten, sind oft im Unklaren, was IKA eigentlich beinhaltet. Viele verwechseln IKA mit IT (Informationstechnik – Oberbegriff für die Informations- und Datenverarbeitung) oder mit ICT (Informations- und Kommunikationstechnologie). Der Begriff IKA wurde von Werner Brawand, langjähriger Fachvorstand für Korrespondenz an der kaufmännischen Berufsschule in Bern, erfunden. Die Idee, die bisherigen Bürofächer in eine Fächergruppe einzuteilen, war brillant und hat wesentlich dazu beigetragen, dass die klassischen Bürofächer auch in den neuen Lehrplan integriert wurden. Immer wieder musste unsere Lehrergruppe kämpfen, dass die Inhalte von IKA nicht in die Muttersprache und ins Rechnungswesen «abgeschoben» wurden.

Ein ganz grosser Dank gehört in diesem Zusammenhang aber auch Carola Brawand, Susanne Locher und Max Sager. Ihnen ist es gelungen, die entscheidenden Leute vom Wert dieses Faches zu überzeugen. Sie haben damals mit viel Herzblut aber auch mit grossem Sachverstand dieses Ziel erreicht.

Ihr
Beat Hinnen

Outlook 2007

In Office 2007 hat Outlook die kleinsten Änderungen erfahren. Die Benutzeroberfläche ist wenig verändert worden. Auch andere Office-Programme arbeiten mit herkömmlichen Oberflächen, beispielsweise Visio 2007, OnNote 2007, Office 2007 SharePoint Designer, alles Programme der Office-Familie.

Die sehr sinnvollen Verbesserungen bemerkt man eigentlich erst, wenn man das Programm etwas genauer anschaut und intensiv damit arbeitet. Ich benütze nun Outlook 2007 seit etwa einem Monat. Besonders gut gefallen mir die umfangreichen Suchfunktionen.




Alles in allem: Ein Umstieg lohnt sich. Outlook muss aber entweder in der Version 2003 oder 2007 installiert sein. Eine Parallelinstallation ist nicht möglich.

Beat Hinnen

Notebooks und der Umgang mit Akkus

Der Kauf von Notebooks hat stark zugenommen. Die Preise sind erschwinglich und die Leistungen der Geräte ordentlich. Auch für IKA-Lehrer sind die Geräte ein praktisches Hilfsmittel.

Eine ständiges Problem ist der Umgang mit den Akkus. Deshalb hier einige praktische Tipps:

• Entfernen Sie den Akku, wenn er über längere Zeit keine Arbeit zu verrichten hat. Lagern Sie das Gerät bei etwa 50 % der Gesamtkapazität. Die Lagertemperatur sollte zwischen 0 und 20 Grad betragen.
• Verringern Sie die elektrische Belastung des Akkus, indem Sie die Energiesparoptionen anwenden.
• Vermeiden Sie ständiges Nachladen. Arbeiten Sie lieber mit dem Akku und laden Sie das Gerät erst auf, wenn es notwendig ist.
• Kaufen Sie keine Akkus auf Vorrat. Je neuer der Akku, desto länger seine Lebensdauer.

Ihr
Beat Hinnen

Excel – Kommentar als Bild

Kennen Sie Ihre Schülerinnen und Schüler? Als IKA-Lehrer und noch mehr in früheren Zeiten als Lehrer der Textverarbeitung oder Bürokommunikation hatte ich regelmässig Probleme, meine Schülerinnen und Schüler beim Namen zu kennen. Ich unterrichtete viele Klassen mit nur einer oder zwei Lektionen je Woche. Es klappte noch einigermassen, wenn die Lernenden an ihrem Platz sassen. Ein Gruss im Gang – wie war schon wieder der Name? Der Problematik war ich mir stets bewusst: Schlimm, wenn ein Pädagoge seine Lernenden nicht beim Namen nennen kann. So versuchte ich mit verschiedenen Techniken die Namen in meinen Kopf zu bringen. Nicht immer mit Erfolg.

Mit dem Aufkommen der Digitalkamera fotografierte ich meine Schülerinnen und Schüler. Selbstverständlich immer in ihrem Einverständnis und mit dem Versprechen, diese Fotos nie zu veröffentlichen. Damit ging alles viel besser. In zwei oder drei Sitzungen von einigen Minuten waren die Namen intus.

Schwierigkeiten hatte ich nun nur noch beim Eintragen der Noten. Die Methode des Fotografierens war zwar gut, um aufgrund eines Bildes den Namen sagen zu können. Den Namen in meinem Kopf in ein Bild umzusetzen, das war schon wieder schwieriger. Aber auch hier gibt es Abhilfe.

Haben Sie gewusst, dass ein Excel-Kommentar nicht unbedingt aus Buchstaben, sondern auch aus Bildern bestehen kann? So geht es:

• Fügen Sie ein Kommentarfeld zum Namen des Schülers ein.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rand des Kommentarfeldes
• Wählen Sie: Kommentar formatieren
• Gehen Sie auf die Registerkarte Farben oder Linien
• Wählen Sie Farbe > Füllefekte > Grafik > Grafik auswählen
• Skalieren Sie das Bild, indem Sie das Kommentarfeld skalieren

Nun haben Sie beim Eintragen der Noten auch immer gleich das Bild des Lernenden vor sich und schon bald hat sich dieses Bild in Ihrem Kopf eingeprägt und Sie können den Kommentar wieder entfernen.

Ihr
Beat Hinnen

Nachfolger von Frontpage ist auf dem Markt

Soeben erfahre ich aus verschiedenen Quellen, dass Expression Web, das Nachfolgeprogramm von FrontPage, in deutscher Sprache erhältlich sei. Schulversionen sollten ab Ende Januar verfügbar sein.

Ihr
Beat Hinnen

Datenschutz

Datenschutz halte ich für ein wichtiges Thema der Bürokommunikation im Fach IKA. Eine interessante Seite finden Sie hier:


http://www.edoeb.admin.ch/index.html?lang=de

Ihr
Beat Hinnen

Wordfunktionen

Das erste Word enthielt etwa 100 Befehle. Die neueste Wordversion bringt es auf etwa 1500 Funktionen.

Ihr
Beat Hinnen

Begriffe à la Microsoft

Welche Voraussetzungen braucht es, um mit Software erfolgreich arbeiten zu können? In erster Linie muss man die wichtigsten Funktionen von Software von PC-Anwendungspaketen kennen. Es ist unbedeutend, ob in einer Grundausbildung eine Textverarbeitung mit Word, OpenOffice oder einem andern Programm erlernt wird. Wichtig ist einzig, die Möglichkeiten von Textverarbeitungs- und damit auch Desktop-Publishing-Software zu kennen (Zeichenformate, Absatzformate, Seitenformate, Serienbrieffunktionen, Tabellenfunktionen, Bausteinfunktionen usw.). Das gleiche gilt für Tabellenkalkulation, Präsentation, E-Mail-Programme und bedingt für Datenbankprogramme. Der richtige Einsatz der Funktionen muss erlernt werden. Die Arbeitstechnik (nicht die Befehlsauslösung) aber unterscheidet sich von Programm zu Programm kaum. Ein gewisses Informatikgrundwissen ist ebenfalls unabdingbar.

Starten Sie mal folgende Seite und öffnen Sie einzelne Word-Dokumente:

Link zu Beispielen

IKA-Lehrkräfte erkennen rasch, ob die Verfasserin/der Verfasser gelernt hat, mit den Funktionen von Word umzugehen und wessen Kenntnisse bei der Schreibmaschine aufhören. Die besten Informatikkenntnisse haben vermutlich diejenigen Mitarbeiter, welche Dokumente als PDF-Dateien hochgeladen haben. Original-Worddokumente sollte man nie ins Internet stellen. Auch Formulare, die aufs Netz gestellt werden, entwickelt man mit grossem Vorteil nicht mit Word.

Massgeblich beim Lernprozess ist auch die Terminologie. Wer die Fachbegriffe nicht kennt, kann kaum mit Hilfsprogrammen umgehen. Man versteht nicht, was da in der Hilfe angeboten wird. Die gebotenen Hilfestellungen, die heute fast ausschliesslich Online geschehen, sind gewaltig.

Bei der Einführung von Office 2000 (oder war es XP?) hat Microsoft viele Begriffe verbessert. Aus dem «langen Gedankenstrich» wurde beispielsweise der Geviertstrich. Verbesserungen sind sinnvoll. Man hätte erwarten können, dass dieser gute Weg in Office 2007 seine Fortsetzung findet. Mitnichten. Herausgekommen ist eine mittlere Katastrophe. Hier einige Beispiele:

• Autoformen heissen jetzt nur noch Formen, in den Wordoptionen aber spricht Microsoft wieder von Autoformen (siehe Wordoptionen > Erweitert > Bearbeitungsoptionen).
• Autotext heisst nun Schnellbausteine (viel besser wäre Textbausteine, ein Begriff, der schon bei Textsystemen (Wang usw.) Standard war, als PCs überhaupt noch nicht existierten).
• Zeichnungsbereich heisst nun Zeichenbereich (ein sehr ungünstiger Ausdruck wegen seiner Nähe zu Zeichenformatierung). Vielleicht schlicht und einfach ein Microsoft-Versehen.
• Gelegentlich sind ganze Dialogboxen plötzlich in englischer Sprache, selbst dort, wo in Office 2003 noch in Deutsch geschrieben wurde. Wohl verstanden: Ich spreche von der endgültigen Office-Version.

Was sich Microsoft hier nach vielen Beta-Versionen leistet, ist bedenklich. Tatsächlich wurde Microsoft nämlich auf solche Ungenauigkeiten aufmerksam gemacht, ohne dass sich etwas geändert hätte. Gemäss meinen Informationen wurde Windows-Viste von MVPs auf die korrekte Terminologie überprüft. Man kann hoffen, dass hier genauer gearbeitet wird. Schade, dass diese Praktiker für Office 2007 nicht begrüsst wurden.

Ihr
Beat Hinnen

Office 2007 und Office 2003 parallel

Seit etwa 3 Wochen läuft Office 2007 und Office 2003 auf meinem PC parallel. Microsoft empfiehlt diese Installation zwar nicht, beschreibt sie jedoch im Artikel kb 929091. Bisher habe ich keine Fehler entdeckt. Beide Office-Versionen arbeiten einwandfrei. Eine Parallelinstallation von Outlook ist nicht möglich. Hier habe ich mich für Outlook 2007 entschieden.

Bei Excel, PowerPoint und Access kann man problemlos zwischen beiden Versionen wechseln. Es entstehen keine Wartezeiten. Es ist sogar möglich, beide Versionen gleichzeitig zu starten und Daten per Drag and Drop auszutauschen. Schade, dass Word diese Möglichkeit nicht kennt. Beim Wechseln der Wordversion wird eine Installationsänderung vorgenommen, die etwa zwischen 1 und 2 Minuten dauert.

Wir testen derzeit, ob für den Unterricht in IKA und in der Weiterbildung eine solche Installation sinnvoll ist. Bisher verliefen diese Tests positiv. Bekanntlich liegt der Teufel aber im Detail.

Ihr
Beat Hinnen

Office 2007-CD

Schulen, welche Microsoft-Jahreslizenzen in Form des School Agreements besitzen, können nun von Office 2007 CDs bestellen.

Ihr
Beat Hinnen

Expression Web – neue Software von Microsoft

Viele Schulen arbeiten mit den Lernenden mit FrontPage. Mit Office 2007 wird dieses Programm bekanntlich nicht weiter entwickelt.

Nach der Installation von Office 2007 können Sie problemlos mit FrontPage 2003 weiterarbeiten. Aber: Macht dieses Vorgehen Sinn? Gelegentlich hört man das Argument: In der Praxis sind die alten Programme verbreiter als die neuen Programmversionen. Ich kann solche Aussagen nicht verstehen. Man liest, dass der Start von Windows Vista harzig verläuft. Das wird sich Ende Januar ändern, wenn Windows Vista in den Regalen steht. Die Praxis wird früher oder später nachziehen müssen. Sie kann gar nicht anders. Schön, dass wir in der Schule gelegentlich vorausgehen können, anstatt hinterher zu hinken.

Die Erneuerung der Microsoft-Software im Jahre 2007 ist gewaltig. Eigentlich müsste sie Anlass sein, das didaktische Konzept der Ausbildung im Fach IKA zu hinterfragen. Lediglich die Schulung immer neuer Softwareprogramme kann es wohl kaum sein. Es ist doch so bequem, immer im alten Trott weiterzufahren und Lernenden die Programmfunktionen zu erklären.

Ein Lehrmittel der Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und der Präsentation wäre dann gut, wenn eine neue Software von Microsoft nur eine untergeordnete Rolle für den Unterricht spielen würde. Präsentation statt PowerPoint ist gefragt.

Ach ja, was ich eigentlich sagen wollte: Im Januar kommt das Nachfolgeprogramm von FrontPage auf den Markt. Es heisst Microsoft Expression Web. Nun sollen die Schwächen von FrontPage verschwunden sein. Naja – schaun wir mal.

Ich selber warte für meine Arbeit an der Schule gespannt auf den Microsoft Office SharePoint Designer 2007. So oder so – 2007 wird ein spannendes Jahr.

Ihr
Beat Hinnen